الرقابة الإدارية
1- مفهوم الرقابة:
عملية مراجعة وتقويم الأداء. وهي عبارة عن تقييم للنشاط الإداري الفعلي ومقارنته بالنشاط الإداري المخطط، ومن ثم تحديد الانحرافات بطريقة وصفية أو كمية بغية اتخاذ ما يلزم لمعالجتها.
2- مراحل الرقابة الإدارية:
تتكون عملية الرقابة الإدارية من الخطوات الرئيسية التالية:
(أ) تحديد المعايير Establishment of standards
والمعيار هو رقم أو مستوى جودة نسعى إلى تحقيقه
(ب) قياس الأداء Evaluation and Measurement Performance
وهنا يقاس الأداء الفعلي بطريقة مستمرة لتقدير ما إذا كان الأداء متفقاً مع المعايير وقد يكون القياس شاملاً أو بالعينة.
(ج) مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط Comparing performance against standards
تتضمن هذه المرحلة مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط وهنا نصل إما إلى:
- توافق الأداء الفعلي مع المعياري ( لا توجد انحرافات )
- أن يكون الأداء جيداً ويفوق المعيار ( الانحراف موجب )
- أن يكون الأداء سلبي ( الانحراف سلبي )
(د) اتخاذ الإجراءات اللازمة وتقييم الأداء Evaluation & actions
3- أنواع الرقابة
يمكن تصنيف الرقابة حسب أسس عدة أهمها الآتي:
--------------------------------------------------------------
التصنيف - نوع الرقابة
--------------------------------------------------------------
حسب الزمـــن - 1- الرقابة السابقة ( وقائية/ إيجابية )
- 2- الرقابة الجارية ( أثناء التنفيذ )
- 3- الرقابة اللاحقة ( بعد التنفيذ )
- 4 - نظام الرقابة المتعددة
---------------------------------------------------------------
الجهة الرقابية - 1- الرقابة الداخلية ( قسم ضمن الهيكل التنظيمي للمنظمة )
- 2 - الرقابة الخارجية ( رقابة من جهة خارجية)
---------------------------------------------------------------
النظام الرقابي - 1- الرقابة المفاجئة.
- 2 - الرقابة الدورية
- 3- الرقابة المستمرة
--------------------------------------------------------------
النظام الإداري العام،أو مناخ المؤسسة 1- الرقابة البيروقراطية
2 - الرقابة غير البيروقراطية
3- الرقابة الإستراتيجية
4- أساليب الرقابة: تتعدد أساليب الرقابة من حيث شمولها ودقتها ومستوى المخاطرة بالنسبة للأداء، وهي ثلاثة:
--------------------------------------------------------------
(1) الرقابة بالاستثناء: وهي الرقابة التي تطبق على موظفين معينين لتقييم وتقويم أدائهم. ومن الحالات التي تستدعي استخدام أسلوب الرقابة بالاستثناء التصنيف الأدائي للموظفين كمتابعة متدني الإنتاجية أو آليات توصيف الأداء المتميز Benchmarking. ومنها أيضاً مراقبة المتدربين حديثي التوظيف.
(2) الرقابة المتخصصة: وهي الرقابة التي تطبق على وظائف أو وحدات وظيفية معينة. كالرقابة الطبية أو الرقابة الصحية والرقابة المالية (إيرادات، نفقات). وتتميز بمتطلباتها المهنية المتخصصة. فالجهات الرقابية الخارجية لا بد أن تكون م
(3) الرقابة الشاملة: أسلوب الرقابة الذي يشمل جميع العاملين أو المؤسسة وقطاعاتها بمختلف مستوياتها وأعمالها.
5- أهمية الرقابة:
الرقابة الإدارية مهمة وضرورية لعدة أسباب، منها:
(أ) منع حدوث الأخطاء.
(ب) التأكد من حسن سير العمل.
(ج) تشجيع النجاح الإداري
الخلاصة:
الرقابة تشكل الوظيفة الرابعة للإدارة ومفهومها يتبلور فـي تقييم النشاط الفعلي ومقارنته بالـمخطط وتحديد الانحرافات ومعالجتها، ومراحل الرقابة الإدارية هي: تحديد المعايير، قياس الأداء ، مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط، وتحليل أسباب الانحرافات ومعالجتها.
وتصنف الرقابة حسب أسس متعددة هي : الزمن، والجهة التي تقوم بها، والنظام الرقابي المتبع، والمناخ الإداري السائد. وتتعدد أساليب الرقابة منها: أساليب الرقابة بالاستثناء، وأساليب الرقابة الـمتخصصة، وأساليب الرقابة الشاملة.